Regulations – Half Marathon Relay
Regulamin – Sztafeta Półmaratońska
AND ORGANIZER
- The organizer of the Sopot Half Marathon Event (hereinafter referred to as the Event) is Energy Events Sp. z o. o. Sp.k. with its registered office in Miszewko (80-297), ul. Kaszubska 53
- The Event Office (from 24/10/2026 to 25/10/2026) is located at EGO Arena Sopot, Plac Dwie Miast 1 (hereinafter referred to as the Event Office).
II CO-ORGANIZERS
- Municipal Sports and Recreation Center in Sopot
- Strong in Sport Foundation
3rd GOAL
- Popularization and dissemination of running as the simplest form
- Promotion of the city of Sopot in Poland and around the world.
- Promotion of event Partners and Sponsors before, during and after the event.
IV DATE, LOCATION, ROUTE
- The event will take place on October 25, 2026 in Sopot. The start and finish line will be at the ERGO Arena, Sopot, Plac Dwie Miast 1.
- Start Imprezy nastąpi zgodnie z harmonogramem.
- W Imprezie mogą wziąć udział wyłącznie Sztafety zarejestrowane do udziału w Imprezie zgodnie z postanowieniami niniejszego Regulaminu.
- Organizatorowi przysługuje prawo do zmiany daty i/lub miejsca Imprezy, przy czym Organizator zamieści odpowiednią informację na Stronie Internetowej Imprezy www.gdanskmaraton.com nie później niż 24 godziny przed rozpoczęciem Imprezy. Dokonanie zmian w powyższym zakresie nie skutkuje powstaniem ze strony Organizatora dodatkowych zobowiązań w stosunku do Uczestników Sztafet.
- Organizatorowi przysługuje prawo do odwołania Imprezy w razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że realizacja Imprezy nie leży w interesie publicznym.
- Długość trasy Imprezy wynosi 21,0975 km. Trasa w dniu 25.10.2026 będzie posiadała atest Polskiego Związku Lekkiej Atletyki (dalej PZLA).
- Trasa będzie oznaczona znakami pionowymi, co 1 kilometr.
- W Imprezie startują Sztafety, każda złożona z trzech Uczestników Sztafety (w tym jednego Kapitana Sztafety). Sztafeta ma do pokonania łączny dystans 21,0975 km, a każdy Uczestnik Sztafety musi przebiec z pałeczką określony dystans nazywany zmianą. Zmiana kończy się po przekazaniu pałeczki w strefie zmian kolejnemu Uczestnikowi Sztafety.
- Długości poszczególnych zmian Sztafety:
a) Uczestnik I – ok. 10 km
b) Uczestnik II – ok. 5 km
c) Uczestnik III – ok. 6,0975 km - Uczestnicy I zmiany Sztafety ustawiają się w drugiej strefie startowej.
V UCZESTNICTWO SZTAFET
Uczestnikiem Imprezy jest Sztafeta:
a) Której Kapitan (dalej Kapitan Sztafety) dokonał rejestracji poprzez formularz, znajdujący się na stronie internetowej Organizatora www.gdanskmaraton.com
b) Która posiada uiszczoną opłatę wpisową w terminie.
- Sztafeta musi składać się z trzech Uczestników Sztafety. Uczestnik Sztafety nie może startować na więcej niż jednej zmianie w jednej Sztafecie. Jeden Uczestnik Sztafety może startować w jednej Sztafecie.
- Obowiązuje limit zgłoszeń – 100 Sztafet.
- Uczestnikiem Sztafety mogą być wyłącznie te osoby, które najpóźniej do dnia 26.10.2026 roku ukończą 16 lat. Wszyscy niepełnoletni Uczestnicy Sztafety zobowiązani są do przedstawienia prawidłowo wypełnionej zgody rodzica (Załącznik nr 1 Regulaminu) w Biurze Zawodów.
- Kapitan Sztafety musi być Uczestnikiem Sztafety, którą rejestruje do Imprezy.
- Sztafety obowiązują przepisy PZLA oraz niniejszy Regulamin.
- Organizator zabrania sprzedaży odebranych pakietów startowych, numerów startowych oraz zamiany pałeczek z chipami pomiędzy Sztafetami pod rygorem dyskwalifikacji.
- Organizator nie wysyła pakietów startowych na adres Uczestników Sztafet. Odbiór pakietów startowych odbywa się wyłącznie na zasadach określonych w niniejszym Regulaminie.
- Uczestnicy Sztafet mają obowiązek przestrzegania porządku publicznego, poleceń służb porządkowych oraz poszanowania pozostałych Uczestników Sztafet. Organizator ma prawo usunąć z terenu Imprezy Uczestników Sztafet zakłócających porządek publiczny, przebieg Imprezy lub zachowujących się niezgodnie z Regulaminem oraz przepisami PZLA.
- Pakiety startowe dla Sztafet odbierają Kapitanowie Sztafet lub osoby przez nich upoważnione na piśmie (Załącznik nr 2 Regulaminu) w Biurze Imprezy.
- Odbiór pakietu startowego jest możliwy tylko w Biurze Imprezy. Godziny funkcjonowania Biura Imprezy określone są w harmonogramie dostępnym na stronie www.gdanskmaraton.com
- Uczestnik Sztafety zobowiązany jest do umieszczenia numeru startowego z przodu. Numer startowy musi być widoczny. Zakrycie lub usunięcie numeru startowego skutkować będzie dyskwalifikacją Sztafety.
- Przebywanie na trasie Imprezy bez ważnego numeru startowego jest niedozwolone. Uczestnicy bez ważnego numeru startowego będą usuwani z trasy przez obsługę trasy.
- Uczestnik Sztafety biorący udział w Imprezie nie może startować jednocześnie w Sopot Półmaratonie 2026.
- Organizator dołoży wszelkich starań, aby przed Imprezą i w jej trakcie przekazywać wszelkie informacje przez system nagłaśniający. Aby słyszeć komunikaty Organizatora i sędziów zalecane jest nieużywanie własnych urządzeń elektronicznych ze słuchawkami przez Uczestników Sztafet.
- Podanie danych osobowych i wyrażenie zgody na ich przetwarzanie jest dobrowolne, lecz niezbędne do wzięcia udziału w Imprezie zgodnie z postanowieniami regulaminu. Uczestnikom Sztafet, którzy podali swoje dane osobowe, przysługuje prawo dostępu do swoich danych i ich poprawiania oraz odwołania zgody na ich przetwarzanie. Odwołanie zgody na przetwarzanie danych osobowych aż do zakończenia Imprezy skutkuje niemożnością wzięcia w niej udziału. W każdym czasie Organizator może przetwarzać dane osobowe w związku z organizacją Imprezy także we współpracy z innymi podmiotami w zakresie koniecznym do prawidłowej organizacji Imprezy.
VI. APPLICATIONS
- Sztafeta zgłaszana jest przez Kapitana Sztafety na stronie internetowej Imprezy sopot-hm.gryka.easyisp.pl do dnia 13 października 2026 roku lub do wyczerpania limitu miejsc zależnie do następi pierwsze.
- Za zgłoszenie Sztafety uważa się wypełnienie przez Kapitana Sztafety internetowego formularza zgłoszeniowego oraz uiszczenie opłaty wpisowej w pełnej wysokości określonej przez niniejszy Regulamin. Za termin wniesienia opłaty wpisowej uważa się datę i godzinę uznania wpisowego na rachunku bankowym Organizatora.
- W przypadku nie osiągnięcia limitu stu sztafet do dnia 13.10.2026 roku Organizator przewiduje możliwość zgłoszenia Sztafety na imprezę w Biurze Imprezy w dniu 24.10.2026 roku w godzinach jego otwarcia. Organizator zastrzega limit nowo zgłoszonych Sztafet do osiągnięcia limitu 100 Sztafet i nie więcej niż 10 nowo zgłoszonych w ten sposób Sztafet. Decyduje kolejność zgłoszeń w Biurze Imprezy.
- Organizator Imprezy zastrzega sobie możliwość przekazania dodatkowych pakietów startowych dla zaproszonych Sztafet.
VII ENTRY FEES
Each participant pays an entry fee, the amount of which depends on the date the transfer is made. The following entry fees apply:
od 10.02.2026 – do 17.02.2026 – 299 zł
od 18.02.2026 – do 15.03.2026 – 329 zł
od 16.03.2026 – do 31.03.2026 – 339 zł
od 1.04.2026 – do 30.04.2026 – 349 zł
od 1.05.2026 – do 31.05.2026 – 359 zł
od 1.06.2026 – do 30.06.2026 – 369 zł
od 1.07.2026 – do 21.07.2026 – 379 zł
od 22.07.2026 – do 11.08.2026 – 389 zł
od 12.08.2026 – do 1.09.2026 – 399 zł
od 2.09.2026 – do 22.09.2026 – 409 zł
od 23.09.2026 – do 6.10.2026 – 419 zł
od 7.10.2026 – do 23.10.2026 – 429 zł
w Biurze Imprezy – 459 zł (płatność możliwa gotówką lub kartą)W przypadku nieuregulowania w wystarczającej wysokości wpisowego (np. w wyniku przekroczenia terminu wpłaty określonego w niniejszym Regulaminie) Sztafeta jest zobowiązana do wyrównania różnicy do wysokości kwoty, jaką winna była wnieść zgodnie z terminem, w jakim dokonywała swojej ostatniej wpłaty.
Dowodem wpłynięcia wpisowego jest pojawienie się Sztafety na „Liście Sztafet z potwierdzoną płatnością”.
Numery startowe zostaną nadane Sztafetom po zakończeniu przyjmowania zapisów.
The Organizer is not responsible for the loss of the entry form, postal order or bank transfer due to the fault of the post office or bank.
Wpisowe raz uiszczone nie podlega zwrotowi także w przypadku wycofania Sztafety z Imprezy lub jej dyskwalifikacji przez Organizatora.
Organizator umożliwia płatność przelewem za start sztafet na podstawie faktury ProForma. Po opłaceniu faktury ProForma i zaksięgowaniu środków na koncie organizatora przesyła jednorazowy kod umożliwiającą bezpłatną rejestrację sztafety na zawody. Kod jest ważny do 13 października 2026 do godziny 23:59. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za brak rejestracji sztafety w terminie i nie zwraca środków z tytułu braku rejestracji sztafety.
Kapitan Sztafety, który chce otrzymać fakturę za wniesioną opłatę wpisową powinien wysłać prośbę o wystawienie w/w faktury na adres e-mail: faktury@gdanskmaraton.com w ciągu 7 dni od dokonania opłaty.
Bezpłatna zmiana Uczestnika Sztafety możliwa jest wyłącznie do dnia 13.10.2026 r. do godziny 23:59. Zmiany dokonuje Kapitan Sztafety poprzez przesłanie maila na adres: info@gdanskmaraton.com
Po wskazanym terminie w punkcie 9, zamiana danych Uczestników Sztafet możliwa będzie wyłącznie w biurze zawodów na stanowisku „Nowe Zapisy/Edycja danych”. Opłata za zmianę jednego uczestnika sztafety w Biurze Imprezy wynosi 30 zł.
Koszty wpisowego i dojazdu oraz innych świadczeń pokrywają Uczestnicy Sztafet we własnym zakresie.
VIII TIME MEASUREMENT AND TIME LIMITS
- Time measurement is carried out using an electronic system.
- Na trasie Imprezy będą znajdowały się punkty kontrolne pomiaru czasu. Sztafety skracające trasę zostaną zdyskwalifikowane. Brak odczytu Uczestnika Sztafety na danym punkcie kontrolnym może spowodować dyskwalifikację Sztafety.
- każdej Sztafety mierzony jest za pomocą chipów umieszczonych w numerach startowych Uczestników Sztafety.
- Dyskwalifikacja jednego Uczestnika Sztafety jest równoznaczna z dyskwalifikacją całej Sztafety.
- Sztafety obowiązuje łączny limit czasu wynoszący 3 godziny oraz limity częściowe dla każdej zmiany. Godziny zamknięcia poszczególnych stref zmian:
a) zamknięcie I strefy zmian, nastąpi o godzinie: 10:45 – jeżeli Uczestnik pierwszej zmiany Sztafety do tej godziny nie przekroczy maty w I strefie zmian, kolejny Uczestnik Sztafety nie ma możliwości wystartowania,
b) zamknięcie II strefy zmian godzina: 11:20 – jeżeli Uczestnik drugiej zmiany Sztafety do tej godziny nie przekroczy maty w II strefie zmian, kolejny Uczestnik Sztafety nie ma możliwości wystartowania, - Warunkiem sklasyfikowania Sztafety jest ukończenie biegu przez wszystkich Uczestników Sztafety. Liczy się łączny czas brutto Sztafety. (brutto – od strzału startera).
IX PUNKTY ODŚWIEŻANIA I STREFY ZMIAN
1) Punkty odżywcze zaopatrzone
5,5 km – woda, iso, banan, żele
11 km – woda, iso, banan, żele
16,5 km – woda, iso, banan, żele2) W strefie zmian może znajdować się wyłącznie jeden Uczestnik danej Sztafety. Uczestnicy Sztafet kończący swoją zmianę winni bez zbędnej zwłoki opuścić strefę zmian.
3) W strefie zmian Uczestnicy Sztafet muszą bezwzględnie podporządkować się decyzjom sędziów.
4) Strefa zmian będzie wydzielonym osobnym korytarzem, w którym będą oczekiwać Uczestnicy kolejnych zmian Sztafet. Uczestnik Sztafety może rozpocząć bieg po tym, jak przejmie pałeczkę od Uczestnika swojej Sztafety kończącego swoją zmianę.
5) W strefie zmian Organizator nie zapewnia punktu odżywczego.
6) W przypadku zabiegnięcia drogi, zablokowania innego Uczestnika Sztafety lub spowodowania kolizji w wyznaczonej strefie zmian, winny Uczestnik Sztafety może doprowadzić do kary ostrzeżenia, skutkującej doliczeniem 5 min (żółta kartka) lub dyskwalifikacji (czerwona kartka) dla swojej Sztafety.
7) Od powyższej kary nie przysługuje odwołanie lub protest.
X CLASSIFICATIONS
- Podczas Imprezy prowadzone będą następujące klasyfikacje Sztafet:
a) męska (tylko mężczyźni),
b) damska (tylko kobiety),
c) mieszana (co najmniej jedna osoba innej płci, niż pozostałe)
d) klasyfikacja firm, dla sztafet zgłaszanych przez firmy - Sztafeta może być sklasyfikowana wyłącznie w jednej klasyfikacji.
XI CHANGING ROOMS, DEPOSIT
Przebieralnie, prysznice i depozyt dla Uczestników znajdować się będą na terenie Ergo Areny, plac Dwóch Miast 1, Sopot.
Depozyt czynny będzie w dniu Imprezy w godzinach określonych w harmonogramie dostępnym na stronie sopot-hm.gryka.easyisp.pl
Uczestnicy Sztafet oddają do depozytu rzeczy zapakowane w worki, oznaczone naklejką z numerem startowym. Worki oraz naklejki dostarcza Organizator w pakiecie startowym.
The bags will be released from the deposit upon presentation of the starting number.
W przypadku zagubienia numeru startowego worek z rzeczami Uczestnika Sztafety pozostawiony w depozycie zostanie wydany za okazaniem dokumentu tożsamości ze zdjęciem Uczestnika Sztafety.
Zagubienie numeru startowego przez Uczestnika Sztafety zwalnia Organizatora od odpowiedzialności za pobrane rzeczy przez inną osobę.
The Organizer is not responsible for valuables left in the changing room.
12th AWARDS
- Wszyscy Uczestnicy Sztafet, którzy ukończą Imprezę otrzymają pamiątkowe medale. Medale dla sztafet będą wręczane na mecie. Komplet czterech medali przy zwrocie pałeczki sztafetowej.
- Za zajęcie miejsc I – III w każdej kategorii wręczone zostaną statuetki lub puchary.
- Organizator zastrzega sobie prawo do ufundowania dodatkowych nagród pieniężnych i rzeczowych w wybranych przez siebie kategoriach.
- Dekoracja zwycięskich Sztafet we wszystkich kategoriach odbędzie się zgodnie z harmonogramem.
XIII FINAL PROVISIONS
- Ostateczna interpretacja niniejszego Regulaminu należy do Organizatorowi Imprezy.
- Kapitan Sztafety oświadcza, że wszystkie dane personalne Uczestników Sztafety wpisane do formularza zgłoszeniowego są kompletne i zgodne z prawdą.
- Organizator nie ponosi odpowiedzialności za ewentualne kolizje i wypadki na trasie spowodowane z winy Uczestnika Sztafety oraz za wypadki i zdarzenia losowe zaistniałe podczas dojazdu na Imprezę i powrotu z Imprezy.
- Każdy Uczestnik Sztafety bierze udział w Imprezie na własną odpowiedzialność. Przekazanie Organizatorowi prawidłowo wypełnionego Formularza Rejestracyjnego przez Kapitana Sztafety oraz uiszczenie opłaty wpisowej oznacza, że Uczestnik Sztafety rozważył i ocenił charakter, zakres i stopień ryzyka wiążącego się z uczestnictwem w Imprezie, w tym zagrożenie wypadkami, możliwość odniesienia obrażeń ciała i urazów fizycznych (w tym śmierci), a także szkód i strat o charakterze majątkowym i dobrowolnie zdecydował się podjąć to ryzyko.
- Organizator oraz wszystkie osoby działające w jego imieniu lub z jego upoważnienia związane z przeprowadzeniem i organizacją Imprezy nie ponoszą odpowiedzialności za szkody osobowe, rzeczowe i majątkowe Uczestników Sztafet, które wystąpią przed, w trakcie po lub w związku z Imprezą.
- Uczestnicy Sztafet ponoszą odpowiedzialność cywilną za wszystkie wyrządzone przez siebie szkody innym Uczestnikom Imprezy oraz osobom trzecim.
- Każdy Uczestnik Imprezy w czasie jej trwania zostanie ubezpieczony od następstw nieszczęśliwych wypadków.
- Sztafety zobowiązują się do przestrzegania warunków niniejszego Regulaminu. Prawidłowe zgłoszenie Sztafety potwierdza zapoznanie się z warunkami regulaminu, uczestnictwa w Imprezie oraz ich pełną akceptację przez każdego Uczestnika Sztafety.
- Uczestnik Sztafety zobowiązany jest do umieszczenia numeru startowego z przodu tułowia. Numer startowy musi być widoczny. Zakrycie lub usunięcie numeru startowego skutkować będzie dyskwalifikacją.
- The Event Participant consents to the public disclosure of his/her personal data in the form of name, surname, place of birth and year of birth on the start list and on the results list.
- Organizator oraz Partnerzy Imprezy są uprawnieni do wykorzystania wizerunku, wypowiedzi i danych osobowych poszczególnych Uczestników Imprezy, biorących udział w poszczególnych etapach Imprezy, przy czym wizerunek i dane te będą wykorzystywane w materiałach promujących Imprezę i wydarzenia jej towarzyszące (prasa, radio, telewizja, Internet, materiały graficzne). Uczestnikom Imprezy nie przysługują żadne dalsze gratyfikacje, w szczególności wynagrodzenie z tytułu wykorzystania wizerunku, wypowiedzi i danych osobowych poszczególnych Uczestników Imprezy. Uczestnik Imprezy obowiązuje się nie cofać w/w zgody przez przynajmniej 5 lat od dnia Imprezy.
- Nieznajomość Regulaminu Imprezy nie zwalnia Uczestnika Imprezy z zasad określonych przez Organizatora w w/w dokumencie.
- The Regulations may be changed by the Organizer at any time.
- Animals are not allowed on the Event route.
- Uczestnikom Imprezy na teren Imprezy zabrania się wnoszenia środków odurzających, nielegalnych substancji, środków dopingujących oraz środków alkoholowych jakiegokolwiek rodzaju. Uczestnikom Imprezy zabrania się zażywania takich środków i substancji zarówno przed, jak i podczas biegu pod groźbą dyskwalifikacji. W przypadku stwierdzenia, że Uczestnik Imprezy narusza powyższy zakaz, Organizator zastrzega sobie możliwość niedopuszczenia go do udziału w biegu lub zdyskwalifikowania go w jego trakcie.
- Uczestnikowi Imprezy nie wolno korzystać z jakiejkolwiek pomocy określonej w przepisach zawodów w lekkoatletyce, m. in. dotyczy to asysty Uczestnikowi przez osoby nieuczestniczące Imprezie, biegnące z Uczestnikiem Imprezy lub jadące na rowerze.
- Organizator zapewnia opiekę medyczną wyłącznie dla Uczestników Imprezy na trasie Imprezy od momentu startu do zamknięcia trasy Imprezy określonej limitem czasowym, a także w oznaczonym namiocie, na terenie Polsat Plus Arena Gdańsk, ul. Pokoleń Lechii 1 do godziny 15:00. Organizator nie pokrywa kosztów medycznych lub kosztów transportu nieobjętych zakresem zabezpieczenia medycznego Imprezy.
- Decyzje podjęte przez Koordynatora medycznego lub obsługę medyczną co do udziału Uczestnika Sztafety w Imprezie są niezawisłe oraz są wiążące wobec Uczestnika Sztafety. Niezastosowanie się do zaleceń obsługi medycznej powoduje dyskwalifikację Uczestnika Sztafety.
- Uczestnicy Imprezy mają obowiązek stosowania się do poleceń funkcjonariuszy Policji, Straży Miejskiej, sędziów oraz osób i służb porządkowych Organizatora zabezpieczających trasę Imprezy.
- Protesty dotyczące wyników są do dnia 26.10.2026 r. (poniedziałek) do godziny 15:00 na adres mailowy: info@sopotpolmaraton.com Protesty wniesione po terminie nie będą rozstrzygane merytorycznie. Protesty będą rozpatrywane w ciągu 72 godzin.
- The final and official results will be published no later than 6.11.2026, 3:00 p.m.
Załącznik nr 1 Zgoda rodziców / opiekunów prawnych
Załącznik numer 2 – upoważnienie do odbioru pakietu startowego.
Załącznik nr 3 - Klauzula informacyjna dotycząca danych osobowych.
The processing of participants' personal data provided to the Organizer during registration in connection with participation in the Event also includes the publication of the participant's first and last name, date of birth, and city of residence – in any manner in which personal data is published or disseminated. The Organizer also has the right to publish the participant's first and last name, along with their date of birth, club name, and city of residence, on the start list and in competition results published online and at the Event venue.
We hereby inform you that during events organized or co-organized by Energy Events Sp. z o. o. Sp.k. (Kaszubska 53, 80-297 Miszewko), hereinafter referred to as Energy Events, photos or videos will be taken and then made public via the Sopot Półmaraton profile on Facebook (https://www.facebook.com/sopotpolmaraton) and the website sopot-hm.gryka.easyisp.pl, which may capture the image of people present, as well as their other personal data.
By staying on the premises or participating in a sporting event, festival, or other event organized or co-organized by Energy Events, participants and observers consent to the publication and processing of their images in photos or videos taken during the event, as well as any other personal data. At the same time, we assure you that we make every effort to ensure the security of your data.
PERSONAL DATA CONTROLLER:
The personal data controller is: Energy Events Sp. z o. o. Sp.k., ul. Kaszubska 53, 80-297 Miszewko
We would also like to inform you that Energy Events has appointed a Data Protection Officer who can be contacted by letter to the address of Energy Events (Controller) given above, with the note: "TO THE PERSONAL DATA PROTECTION INSPECTOR" or by e-mail to the e-mail address: rodo@energyevents.pl – in all matters related to the processing of personal data by Energy Events.
RECIPIENT OF PERSONAL DATA:
Personal data will be disclosed to employees, associates and subcontractors of Energy Events to the extent necessary to achieve the aforementioned purposes of personal data processing.
Start lists and results, containing basic personal data, will be publicly available and may be published on the Event website.
PURPOSE AND PERIOD OF DATA PROCESSING:
The personal data of Event participants will be processed for the purposes of performing the contract, i.e. the Participant’s participation in the Event, conducting the Event, selecting the winner and awarding, issuing, collecting and settling the prize, as well as publishing the results.