Regulations – Sopot Junior Half Marathon
Regulamin – Sopot Półmaraton Junior
AND ORGANIZER
- Organizatorem Imprezy Sopot Półmaraton Junior (dalej zwanym Imprezą) jest Energy Events Sp. z o.o. Sp.k. z siedzibą w Miszewku (80-297), ul. Kaszubska 53
- The Event Office (from 24/10/2026 to 25/10/2026) is located at EGO Arena Sopot, Plac Dwie Miast 1 (hereinafter referred to as the Event Office).
II CO-ORGANIZERS
- Miejski Ośrodek Sportu i Rekreacji w Sopocie
- Strong in Sport Foundation
3rd GOAL
- Popularyzacja i upowszechnienie biegania, jako najprostszej formy rekreacji.
- Promotion of the city of Sopot in Poland and around the world.
- Promotion of event Partners and Sponsors before, during and after the event.
IV DATE, LOCATION, ROUTE
- The event will take place on October 25, 2026 in Sopot. The start and finish line will be at the ERGO Arena, Sopot, Plac Dwie Miast 1.
- Impreza rozpocznie się o godz. 12:15. Szczegółowy harmonogram startów poszczególnych kategorii wiekowych zostanie podany przez Organizatora na stronie sopot-hm.gryka.easyisp.pl najpóźniej w dniu 4 października 2026 roku.
- Linia startu zostanie zamknięta po 1 minucie od ostatniego sygnału dźwiękowego startera.
- Start każdego biegu będzie miał charakter masowy, czyli start wspólny na sygnał startera.
- Only Participants registered to participate in the Event in accordance with the provisions of these Regulations may take part in the Event.
- Organizatorowi przysługuje prawo do zmiany daty i/lub miejsca Imprezy, przy czym Uczestnik, zostanie o tym zawiadomiony poprzez zamieszczenie odpowiedniej informacji na stronie internetowej sopot-hm.gryka.easyisp.pl nie później niż 24 godziny przed rozpoczęciem Imprezy. Dokonanie zmian w powyższym zakresie nie skutkuje powstaniem ze strony Organizatora dodatkowych zobowiązań w stosunku do Uczestnika.
- Organizatorowi przysługuje prawo do odwołania Imprezy w razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że realizacja Imprezy nie leży w interesie publicznym lub w przypadku wejścia w życie obostrzeń prawnych, które uniemożliwią organizację imprezy. Organizator zamieści odpowiednią informację na Stronie Internetowej Imprezy sopot-hm.gryka.easyisp.pl nie później niż 24 godziny przed rozpoczęciem Imprezy. Odwołanie Imprezy nie skutkuje powstaniem ze strony Organizatora dodatkowych zobowiązań w stosunku do Uczestnika.
- Długość trasy wynosi około 200 m dla uczestników w wieku 1 – 6 lat, około 500 m dla uczestników w wieku 7 – 11 lat oraz około 1000 m dla uczestników w wieku 12 – 15 lat. Trasa nie posiada atestu PZLA. Pomiar długości trasy zostanie dokonany przy pomocy urządzeń GPS oraz roweru pomiarowego.
V. PARTICIPATION
Uczestnikiem jest osoba, która dokonała rejestracji poprzez formularz, znajdujący się na stronie internetowej Organizatora sopot-hm.gryka.easyisp.pl oraz uiściła wpisowe w terminie tj. zgodnie z postanowieniami Rozdziału VI ZGŁOSZENIA pkt 2).
Starter packages can only be collected at the Event Office. Event Office opening hours are specified in the schedule available on the website sopot-hm.gryka.easyisp.pl
Pakiety startowe odbierają rodzice, opiekunowie prawni lub trenerzy dla grup zorganizowanych.
Podczas odbioru pakietu startowego rodzice, opiekunowie prawni lub trenerzy zobowiązani są do podpisania oświadczenia na druku organizatora.
Każdy Uczestnik, który przekaże pakiet startowy innej osobie oraz osoba, która otrzyma taki pakiet i wystartuje w Imprezie, bez zgłoszenia tego faktu Organizatorowi (w formie opisanej w rozdziale VII Wpisowe pkt. 7) zostanie zdyskwalifikowany na liście wyników Imprezy. Za zgodę Organizatora na przeniesienie numeru startowego na innego wskazanego Uczestnika uznaje się jedynie pozytywną informację zwrotną udzieloną, jako odpowiedź z adresu mailowego: info@sopotpolmaraton.com
The Organizer prohibits Participants from selling collected starting packages under pain of disqualification.
Each Participant is bound by the provisions of the PZLA and these Regulations.
The Organizer does not send starting packages to the Participant's address.
Participants are required to obey public order, obey the orders of security personnel, and respect other Participants. The Organizer has the right to remove from the Event grounds any individuals who disrupt public order, disrupt the course of the Event, or behave in violation of these Rules and Regulations and the provisions of the Polish Athletics Association.
The Organizer will make every effort to provide all information through the loudspeaker system before and during the race, therefore it is recommended not to use your own electronic devices with headphones to hear the Organizer's and judges' announcements.
Providing personal data and consenting to its processing is voluntary, but necessary to participate in the Event in accordance with the Terms and Conditions. Individuals who have provided their personal data have the right to access and correct their data, as well as to withdraw consent to its processing. Withdrawal of consent to the processing of personal data until the end of the Event will result in inability to participate. At any time, the Organizer may process personal data in connection with the organization of the Event, including in collaboration with other entities, to the extent necessary for the proper organization of the Event.
12) W imprezie nie mogą brać udziału osoby chore na COVID-19, zakażone SARS-CoV-2, przebywające na kwarantannie, izolacji, manifestujące objawy ze strony układu oddechowego.
13) Klauzula RODO stanowi załącznik nr 2 do Regulaminu.
VI. APPLICATIONS
- Zgłoszenia przez internet będą przyjmowane do dnia 23.10.2026 r.
- O udziale w Imprezie decyduje termin wniesienia wpisowego. Za termin wniesienia wpisowego uważa się datę i godzinę ukazania wpisowego na rachunku bankowym Organizatora.
- O przydziale do danej kategorii wiekowej decyduje rok urodzenia dziecka a nie dokładna data urodzenia. Czyli np. dla dziecka urodzonego w dniu 20 listopada 2019 roku: 2026 – 2019 = 7 lat, dziecko powinno zostać zgłoszone do biegu na 500 m, pomimo faktu, że nie ukończyło jeszcze 7 lat.
- Zgłoszenia przyjmowane są na Stronie Internetowej sopot-hm.gryka.easyisp.pl
- Istnieje możliwość osobistego zapisania się na Imprezę w Biurze Imprezy w dniu jego otwarcia, przy czym Organizator zastrzega limit stu nowo zapisanych osób w ten sposób. Decyduje kolejność zgłoszeń w Biurze Imprezy. Osoby zapisane w Biurze Imprezy otrzymują tylko i wyłącznie numer startowy.
- The Event Organizer reserves the right to provide additional starting packages for invited guests.
VII ENTRY FEES
Each participant pays an entry fee, the amount of which depends on the date the transfer is made. The following entry fees apply:
Do 6 października 2026 r. – 30 zł
Do 23 października 2026 – 50 zł
w Biurze Imprezy – 50 zł (płatność możliwa gotówką lub kartą)In the event of failure to pay the entry fee in sufficient amount (e.g. as a result of exceeding the payment deadline specified in these Regulations), the Participant is obliged to compensate the difference up to the amount he or she should have paid in accordance with the deadline for making his or her last payment.
Proof of receipt of the entry fee is the appearance of the participant's name on the start list.
Starting numbers will be issued to Participants after registration closes.
The Organizer is not responsible for the loss of the entry form, postal order or bank transfer due to the fault of the post office or bank.
Organizator umożliwia płatność przelewem za start na podstawie faktury ProForma. Po opłaceniu faktury ProForma i zaksięgowaniu środków na koncie organizatora przesyła jednorazowy kod umożliwiający bezpłatną rejestrację na zawody. Kod jest ważny do 23 października 2026 do godziny 23:59. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za brak rejestracji w terminie i nie zwraca środków z tytułu niewykorzystanego kodu rejestracji.
The entry fee once paid is non-refundable even in the event of the Participant withdrawing from the Event or being disqualified by the Organizer.
W uzasadnionych przypadkach losowych Organizator rozważy przeniesienie numeru startowego na innego wskazanego Uczestnika. Rozważane będą jedynie prośby zgłaszane na adres: info@sopotpolmaraton.com do dnia 21.10.2026 r. do godziny 23:59.
As part of the entry fee, the Participant receives the opportunity to participate in the Event and a starting package.
The costs of entry fees, travel and other services are covered by the Participants themselves.
Organizator nie wysyła pocztą nieodebranych pakietów startowych.
It is not possible to collect the starting package after the Event Office is closed.
VIII TIME MEASUREMENT AND TIME LIMITS
- Time measurement is carried out using an electronic system.
- Time is measured using non-returnable chips placed in the starting numbers.
- It is forbidden to remove chips from starting numbers.
- The official time of the Event is the gross time.
IX KLASYFIKACJE
The following classifications will be conducted during the Event:
a) klasyfikacje wiekowe C (chłopców) i D (dziewcząt):
– C i D 1 – 3 lata – dystans 200 m
– C i D 4 – 6 lat – dystans 200 m
– C i D 7 – 8 lat – dystans 500 m
– C i D 9 – 11 lat – dystans 500 m
– C i D 12 – 13 lat – dystans 1000 m
– C i D 14 – 15 lat – dystans 1000 m
X NAGRODY
- All Participants who complete the Event will receive commemorative medals at the finish line.
- Uczestnicy, którzy zajmą miejsca 1 – 3 w swojej kategorii wiekowej otrzymają drobne nagrody ufundowane przez Organizatora i sponsorów wydarzenia.
XI POSTANOWIENIA KOŃCOWE
- The final interpretation of the Regulations rests with the Event Organizer.
- Participants declare that all personal and health-related data entered by them in the application form are complete and truthful.
- The Organizer is not responsible for any collisions and accidents on the route caused by the fault of the Participant, nor for accidents and random events occurring during travel to and from the Event.
- Each Participant participates in the Event at their own risk. Submitting a properly completed Registration Form to the Organizer and paying the entry fee signifies that the Participant has considered and assessed the nature, scope, and degree of risk involved with participating in the Event, including the risk of accidents, the possibility of bodily injury and physical harm (including death), as well as property damage and loss, and has voluntarily decided to assume this risk.
- The Organizer and all persons acting on its behalf or with its authorization in connection with the conduct and organization of the Event are not liable for any personal injury, property damage or financial loss to Participants that may occur before, during, after or in connection with the Event.
- Participants are liable for any damage they cause to other Event Participants and third parties.
- Participants agree to abide by the terms of these Regulations. The Participant's signature on the Event registration form confirms that they have read and fully accepted the Regulations, their participation in the Event, and their full acceptance.
- Participants are required to wear their race number on the front of their body. The race number must be visible. Covering or removing the race number will result in disqualification.
- The Event Participant consents to the public disclosure of his/her personal data in the form of name, surname, place of birth and year of birth on the start list and on the results list.
- The Organizer and Event Partners are authorized to use the image, statements, and personal data of individual Participants participating in each stage of the Event. These images and data will be used in materials promoting the Event and accompanying events (press, radio, television, internet, graphic materials). Participants are not entitled to any further compensation, in particular remuneration for the use of the image, statements, and personal data of individual Participants. Participants agree not to withdraw this consent for at least five years from the date of the Event.
- Ignorance of the Event Regulations does not exempt the Participant from the rules specified by the Organizer in the above-mentioned document.
- The Regulations may be changed by the Organizer at any time.
- Animals are not allowed on the Event route.
- Participants are prohibited from bringing intoxicating substances, illegal substances, performance-enhancing drugs, or alcohol of any kind. Participants are prohibited from using such substances either before or during the race, under penalty of disqualification. If a Participant is found to be violating this prohibition, the Organizer reserves the right to prevent them from participating in the race or to disqualify them during it.
- The Participant is not permitted to use any assistance specified in the rules of athletics competitions, including assistance to the Participant by persons not participating in the Event, running with the Participant or riding a bicycle.
- 16) Organizator zapewnia opiekę medyczną wyłącznie dla Uczestników Imprezy na trasie Imprezy od momentu startu do zamknięcia trasy Imprezy. Organizator nie pokrywa kosztów medycznych lub kosztów transportu nieobjętych zakresem zabezpieczenia medycznego Imprezy.
- Decisions made by the Medical Coordinator or medical staff regarding a Participant's participation in the Event are independent and binding on the Participant. Failure to follow the medical staff's recommendations will result in disqualification of the Participant.
- Uczestnicy Imprezy mają obowiązek stosowania się do poleceń funkcjonariuszy Policji, Straży Miejskiej oraz osób i służb porządkowych Organizatora zabezpieczających trasę Imprezy.
- Protesty dotyczące wyników przyjmowane są do dnia 26.10.2026 r. (poniedziałek) do godziny 15:00 na adres mailowy: info@sopotpolmaraton.com Protesty wniesione po terminie nie będą rozstrzygane merytorycznie. Protesty będą rozpatrywane w ciągu 72 godzin.
- The final and official results will be published no later than 6.11.2026, 3:00 p.m.
Appendix No. 2 - Information clause regarding personal data.
The processing of participants' personal data provided to the Organizer during registration in connection with participation in the Event also includes the publication of the participant's first and last name, date of birth, and city of residence – in any manner in which personal data is published or disseminated. The Organizer also has the right to publish the participant's first and last name, along with their date of birth, club name, and city of residence, on the start list and in competition results published online and at the Event venue.
We hereby inform you that during events organized or co-organized by Energy Events Sp. z o. o. Sp.k. (Kaszubska 53, 80-297 Miszewko), hereinafter referred to as Energy Events, photos or videos will be taken and then made public via the Sopot Półmaraton profile on Facebook (https://www.facebook.com/sopotpolmaraton) and the website sopot-hm.gryka.easyisp.pl, which may capture the image of people present, as well as their other personal data.
By staying on the premises or participating in a sporting event, festival, or other event organized or co-organized by Energy Events, participants and observers consent to the publication and processing of their images in photos or videos taken during the event, as well as any other personal data. At the same time, we assure you that we make every effort to ensure the security of your data.
PERSONAL DATA CONTROLLER:
The personal data controller is: Energy Events Sp. z o. o. Sp.k., ul. Kaszubska 53, 80-297 Miszewko
We would also like to inform you that Energy Events has appointed a Data Protection Officer who can be contacted by letter to the address of Energy Events (Controller) given above, with the note: "TO THE PERSONAL DATA PROTECTION INSPECTOR" or by e-mail to the e-mail address: rodo@energyevents.pl – in all matters related to the processing of personal data by Energy Events.
RECIPIENT OF PERSONAL DATA:
Personal data will be disclosed to employees, associates and subcontractors of Energy Events to the extent necessary to achieve the aforementioned purposes of personal data processing.
Start lists and results, containing basic personal data, will be publicly available and may be published on the Event website.
PURPOSE AND PERIOD OF DATA PROCESSING:
The personal data of Event participants will be processed for the purposes of performing the contract, i.e. the Participant’s participation in the Event, conducting the Event, selecting the winner and awarding, issuing, collecting and settling the prize, as well as publishing the results.